「新しい日常」でのプロセス改善とプロジェクト管理

ブログ、ポッドキャストや最近の講演を行っていると、法曹界でのプロセス改善とプロジェクト管理の新たな手法の必要性が高まっていることを感じています。2008年の大不況のシナリオに似て、不確実な経済に向かっているだろうとの予測に基づくものです。

当初、代替料金の取り決めと新しい法務ビジネスモデルにより状況が変化し、多くの代替法務サービスプロバイダー(ALSP)が登場しました。しかし、これは業界の実際の体系的な変化に十分に対応できていませんでした。さらに、小規模な法律事務所は、2008年版の新しい通常法の下で競争力を発揮するのが困難で、多くは、大企業によって買収されたり、閉鎖されたりしました。

2019年と2020年初頭を振り返ってみると、私はコロナ禍ではなく別の不況を予測していました。以前の大不況時代の新常識はまだ有効ではありましたが、コロナ禍によってもたらされた現在の経済危機に直面している法律事務所に助言をしていました。

実績のあるツールに頼る

コロナ禍による新しい日常を評価し、大不況がもたらした変化と、どのようなツールや方法で法律事務所が成功したのか、また課題に対応するために何を行ったのかを見直してみましょう。

実際、今後は、より多くのプロセス改善方法を適用し、プロジェクトマネジメントの見直しや深堀りを行うことが必要になります。プロジェクトマネジメントは、前回の不況下で大きな変化を業界にもたらし、クライアントが社外の弁護士に期待している効率性と価値提案を促進するのに役立ちました。

新型コロナが流行する前、私は法律事務所に、新しい日常の下では、プロセス改善とプロジェクト管理が前回の不況時よりも戦略的な役割を果たすだろうとアドバイスしていました。2008年の景気後退は大きな打撃を受け、法律事務所は時間単位の請求が通用されなくなり、戦略的価格設定が課されるようになりました。やがて法律事務所は、一律料金の取り決めやその他の価格戦略の下ですべての法的サービスを実行するようになっていました。クライアントを満足させ、クライアントの要求している効率と価格設定のニーズに対処するために、いくつかの迅速な修正を行いました。

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2008年には魔法の杖はありませんでした。 誰もが専門家になり、多くの法律事務所は水の深さをチェックせずにプールに飛び込まざるをえませんでした。多くの企業は価格設定を試みている間に深い損失を被りましたが、最終的には適切な道を見つけました。

なにが問題だったのでしょうか? 会社の過去のデータを精査し、法務サービスの予算編成を試みる以外に、代替料金の取り決めやその他の価格戦略を理解または提案する正式な構造はなく、まさに暗中模索でした。

今、私たちはコロナ禍にいます。今年後半に予測していた不況は加速しています。法律事務所は新たな課題に直面しています。企業は今後1年ほど予見不可能な経済と向き合うだけでなく、近い将来、企業がテレワークに移行することで働き方が複雑化するため、それにも対応する必要があります。

バーチャルへの回帰

バーチャルオフィスのアイデアは新しいものではありませんが、経済的なものから社会的なものまで、さまざまな理由でなかなか成功することはありませんでした。しかしコロナ禍により待ったなしでリモートに移行することになると、現在問題とされている運用上および物流上の問題が表面化してきます。さらに、これらの問題は今まで法律事務所が無視したり、存在さえ知らなかった多くの非効率性に光を当てることになりました。

テレワークやリモートワークが続くと法律業務プロセスの管理が重要となります。これは喫緊の課題です。さらに興味深いのは法律事務所がそれを実行しているかどうかにかかわらず、プロセス改善と管理改善に直面しているのです。

これらの課題には潜在的に非常に革新的になれる機会と捉えられます。この危機を乗り越えるためのソリューションを導き出せるかもしれません。多くの企業がこのパンデミックにより、とりわけ顧客にタイムリーで応答性の高い法的サービスを提供することで、イノベーションと効率性に向けてより迅速に移行するでしょう。明らかに、緊急性とイノベーションにより、オフィスに戻った時に引き継がれるべきプロセス変更を行う機会が生まれたのです。

しかし、AからBに到達するためには、企業は迅速なプロセス改善の方法を採用するでしょう。文化、活用領域、人員配置など、考慮すべき側面が非常に多いのが法律事務所に特有といえるかもしれませんが、前提は変わりません。

法曹界全体で、過去に議論してきた標準的なDMAICアプローチ(DEFINE、MEASURE、ANALYSE、改善、コントロール)にはない場合でも、企業はプロセス改善にますます取り組んでいくと思います。 しかし、パンデミックがプロセス改善とプロジェクト管理ツールを法曹界に持ち込んでいることは明らかですが、その採用は経済動向によるでしょう。

この記事の著者は、フレデリック・J・エスポジト・ジュニア、MBA、CLM、地域法律事務所リブキン・ラドラーLLPの最高執行責任者、およびリーガルリーンシグマ®研究所LLC教員のメンバーです。 リチャードの記事は、トムソン・ロイターの出版物であるリーガル・エグゼクティブ・インスティテュートに最初に掲載されました。

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