スプレッドシートで間接税業務が妨げられていませんか?

スプレッドシートには使用に適した場所があります。
現在、間接税の業務で使用されている方法は適切といえるでしょうか。

VAT(付加価値税)額が少ないため、スプレッドシートに頼ってVAT申告書を作成する多くの税務マネージャーに会いました。税務担当に検討を促したいのは、このVAT額の背後にある取引の数です。

ここに冷や汗のでるような話があります。 VATは取引税であるため、年間500万件の取引がある会社を想定してみましょう。スプレッドシートに依存していると作業ボリュームの観点から、間接税プロセスにおいてエラーが発生する可能性が高くなります。スプレッドシートのセルエラー率がスプレッドシートの90%で発生する可能性があり、約5人が納税申告書に取り組んでいるとすると、数式が上書きされたり、データ変換エラーが発生したりする可能性が高くなります。

処理案件が大量であるが故のエラーは、スプレッドシートで変更されたデータが情報源に戻り、監査証跡を失う可能性があることで複雑化します。これは、ERPデータが一般に税務当局によって正の資料と見なされていることからすると厄介な問題と言えるでしょう。

スプレッドシートは、VAT申告書の照合、作成、見直しに使用されるツールとして設計されたものではありません。 税務プロセスでスプレッドシートを使用することは、重大な間接税のリスクがあることを考慮すべきです。

報告要件変更についていく

企業が事業を行っている税務当局の報告要件に準拠する場合、間接税自動化ソフトウェアは最新のGST/VAT(消費税/付加価値税)申告書フォーマットを備えているため、企業はスプレッドシートを変更する必要がありません。さらに報告要件の変更を考慮して、スプレッドシートの多数の計算式を変更する必要もありません。

その設計とシンプルさのためスプレッドシートには、自動化ソフトウェアが提供する重要なコンテントレイヤーがありません。つまり、規制、法律、規則、基準の変更を把握し続けることができないのです。

ネハ・マヒンドルトムソン・ロイター、間接税プロポジションリード

税務チームへのプレッシャー

税務チームには、まずソースデータがスプレッドシートに正確に取り込まれていること、そしてスプレッドシートに転送する過程でトランザクションデータが省略されたり変更されたりしていないことを確認するプレッシャーがかかります。このステップは簡単に見えるかもしれませんが、実際にはこの最初のステップでかなりのエラーが発生していることがわかります。

問題は、この段階でエラーが発生すると、スプレッドシートではソースデータを追跡する方法がないため、税務当局に矛盾を説明する際に困るということです。

ネハ・マヒンドルトムソン・ロイター、間接税プロポジションリード

間接税自動化ツールは、間接税プロセスの開始時にソースデータの抽出と転送に関わる手動プロセスを排除するだけでなく、プロセスの終了時に税務担当が税務当局のポータルに数値を「コピー&ペースト」する作業も排除します。

税務当局のガバナンス強化がソフトウェア導入にプレッシャーをかける

企業の税務担当チームにとってスプレッドシートから間接税自動化ツールへの移行にはやや時間がかかるかもしれません。しかし世界中の税務当局は、間接税のリスクを評価する方法として企業からできるだけ多くの取引情報を求めるようになっており、テクノロジー導入を歓迎しているように見えます。税務プロセスの自動化を特に強制しているわけではありませんが、税務当局は、ガバナンスのレベルを上げることで、その必要性を示唆していることは間違いありません。  実際、税務当局が遭遇する最も一般的なリスクは、不注意によるエラーからの誤った報告です。

自動化ソフトウェアは、報告の手作業によるエラーや申告書の提出の遅れによる多額の罰金や罰則のリスクを伴い、リスクを軽減してコンプライアンスを確保するための安全で信頼性の高いソリューションを企業に提供します。

報告書の手作業によるエラーや申告書の提出遅延による高額な罰金やペナルティのリスクを考えると、自動化ソフトウェアはリスクを減らし、コンプライアンスを確保するための安全で信頼できるソリューションであるといえるでしょう

ネハ・マヒンドルトムソン・ロイター、間接税プロポジションリード

税務当局から情報提供の要請があった場合、税務チームはボタンをクリックするだけで、すべての取引データ、VAT申告書、調整などにアクセスすることができるのです 。

間接税プロセスの改善

ソフトウェア製品がトムソン・ロイター社のある顧客の税務プロセスを改善した例を紹介します。

顧客Aは、VATのプロセスを改善する方法を検討するためにトムソン・ロイターを訪れました。現在のスプレッドシートファイルには、複数のタブと異なるワークシートへのリンクがありました。そのうちの1つのリンクが変更されており、この些細な変更のために、更新と修正に何時間もかかっていました。このリスクを排除するために、ONESOURCE Indirect Tax Compliance ソフトウェアへの移行を決定しました。 これにより業務効率が改善され、税務当局に指摘される前に矛盾点を発見することができるようになりました。 

お客様にとっての大きなメリットは、異なるバージョンのスプレッドシートを管理する必要がないことと、リアルタイムでレポートを実行できることでした。 お客様にとっては、サーバー上のスプレッドシートにアクセスするのは煩雑なので、クラウド上のソリューションにアクセスすることで、遠隔地での作業が容易になりました。  

手動のスプレッドシートでは企業の成長に対応できません。是非、ONESOURCEのスペシャリストにご相談ください。

  

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