クラウド・コラボレーション・ベンダーに求めるべき機能トップ10

多くの法律事務所、会計事務所、企業の法務部および税務チームが従業員にテレワークをさせる決断をしています。企業を継続し、チームコラボレーションを向上させるという課題に直面しています。

テレワークを効率的に行うためには、プロフェッショナル同士がつながっている必要があります。しかしテレワークの場合、電子メールだけでは対応できません。

企業や組織、クライアントは、大規模で機密性の高い文書を瞬時に共有する必要があります。またお互いにオープンにコミュニケーションを取る必要があります。従業員は、外部の協力者とシームレスかつ安全に仕事をする必要があります。さらに、プロジェクトを複雑にせずに追跡できるツールも必要です。

クラウドベースのツールは、効率的で安全なリモートのコラボレーションとコミュニケーションを可能にします。 このテクノロジーにより、世界中に分散している同僚が同じ環境で共同作業を行うことができます。 世界中の同僚も、同じ場所で作業し、ファイルを共有し、クラウドコラボレーションプラットフォームを介して相互に通信できます。

クラウドで作業することで、社内外の関係者がセキュリティや互換性、過度な管理の心配をすることなく共同作業を行うことができます。法務・税務チームは、クラウドコラボレーションプラットフォームを介して、クライアント、サプライヤー、ビジネスパートナーと、オフィスにいるときと同じように簡単にコミュニケーションを取ることができます。

1つのシステムで内部と外部の両方のコラボレーションを行うと、ファイル、ドキュメント、および通信がシステム間で電子メールでのコミュニケーションが省けるため、作業が簡素化されます。 外部ユーザーは、組織のメンバーであるかのように参加できます(アクセス許可の対象)。両方の当事者にとってプロセスを安全かつ効率的にできます。

管理職はチームがテレワークを行うことで生産性が低下することを懸念しています。クラウドコラボレーションは、チームに信頼性の高いプラットフォームを提供し、緊急および長期的なニーズにも対応できるように拡張できるという安心感を提供します。

クラウド・コラボレーションが自社に適しているかどうかを判断するために、このガイドを作成しました。また、ソリューションを選択し、ビジネスを継続するために必要なものを正確に入手できるようにするための詳細な検討事項も記載されています。

戦略的な質問

最初に見つけた製品を急いで購入する前に、まずベンダーに関するいくつかの戦略的な質問をしてみましょう:

  • 導入速度
  • コアビジネス目標との一致
  • ビジネス全体での採用のための措置
  • 従業員への影響
  • 経営陣はこの働き方を受け入れているか

最も差し迫ったニーズはビジネスの継続かもしれませんが、長期的な目標と使用する人に与える影響を考慮することが重要です。現状の課題を理解しているベンダーを選択しましょう。チームが迅速に受け入れ、使い始めることができるソリューションが必要ですが、それは会社の将来の目標を犠牲にすることではありません。

クラウド コラボレーション ベンダーの選択に役立つ 10 の考慮事項

上記の質問を検討したら、次のステップは、どのプラットフォームが最適かを判断することです。 コラボレーション ツールを選択するのに役立つ考慮事項のリストをまとめました。

1.特徴と機能

特定の使用目的に対応した様々なコラボレーションツールがあります。主なものは、安全なファイル共有、エンタープライズ・ソーシャル・ネットワーキング、外部コラボレーション、プロジェクト管理です。これらのユースケースに対応したプラットフォームやツールがあります。自社が今必要としている機能を決定し、ニーズに応じてアプリケーション(またはアプリケーションの組み合わせ)を選択しましょう。

これらのソリューションの多くはモジュール化されているため、今必要な機能だけを使用し、時間の経過とともに機能を拡張することができます。その場しのぎのソリューションではなく、使用目的に合わせた統合ソリューションは、組織内での新しい働き方を可能にするために重要です。

真のコラボレーションを実現するためのすべてのツールを1つのプラットフォームに統合したソリューションを検討することで、投資対効果を最大限に高めることができます。全体的でシームレスで使いやすいシステムをユーザーに提供している、仕事の効率化、コストの削減、管理負担の軽減を実現する統合プラットフォームを探してみましょう。

2.ソーシャル組み込み

SNSは、人々のコミュニケーションやコラボレーションの方法を根本的に変えました。ビジネスユーザーからのもSNSへのニーズと期待が高まっています。これは、Facebook、LinkedIn、Twitterなどの消費者向けソーシャルツールが仕事以外のコミュニケーション方法に影響を与えていることに基づいています。

真のコラボレーションプラットフォームには、ファイル共有機能だけでなく、Wiki、ブログ、タスク、イベントなどの他のコラボレーションツールも必要であり、これらは1つの安全なソーシャルプラットフォームに深く浸透し、統合されている必要があります。ソーシャルはもう後回しにすることはできません。あらゆるテクノロジーの中核をなすものでなければなりません。

コラボレーションプラットフォームは長期的な投資です。それは組織内の人々の知識を活用するための鍵となります。ソーシャルツールは情報のサイロを破壊し、人々が知識を共有し、物理的な距離を越えて専門的な関係を構築するのに役立ちます。ビジネスの生産性を高めるのに役立ちます。

ソーシャルツールがファイル共有機能だけに固定されていないプラットフォームを選びましょう。むしろ、ソーシャルツールはアプリケーションのコアに深く統合されている必要があります。

3.ユーザーエクスペリエンス

コラボレーションツールは、他の何よりも使いやすくなければなりません。それがチームが仕事を確実に進めるための唯一の方法です。候補に挙がったベンダーが、ユーザーエクスペリエンスに真剣に取り組んでいることを確認してください。結局のところ、人は使いやすくなければソフトウェアを使うことはありません。

また、ソリューションがどのような画面サイズにも対応できるように設計されているかどうかも考慮してください。つまり、ノートパソコンやデスクトップと同じように、モバイルデバイスやタブレットからも簡単にアクセスできるように設計されていることが重要です。

また、ユーザーインターフェースが直感的であることを確認し、プラットフォームのトレーニングが最低限で済むものにしましょう。社内および社外の協力者の両方のユーザーが最初からシステムを使用することに自信を持っている必要があります。

4.モビリティ

過去10年間で、私たちの個人的な生活は、整理整頓された状態を保ち、人々との交流を助けるために設計されたツールによって増強されました。これらのツールは、瞬時に情報を交換し、リアルタイムで誰とでもつながることができるようにすることで、これを実現しています。ビジネスユーザーは、どこにいても、どこにいても、どんなデバイスを使っていても、自分の情報にアクセスし、つながりを保つことができることを期待しているからです。

2018年の調査によると、全世界でスマートフォンユーザーは25億3000万人で、オンライントラフィックの52.2%が携帯電話を経由していました。BYOD(自分のデバイスを持ち込むこと)の受け入れが劇的に増加しており、多くの企業では新たなセキュリティ対策が求められています。

選択したツールがすべてのモバイル・デバイスで動作し、どのメーカーやオペレーティング・システムにも縛られないことが重要です。ここでは、ネイティブ・アプリケーションではなく、モバイルに最適化されたウェブ・アプリケーションが最適なソリューションとなります。

5.セキュリティ

クラウド プラットフォームは、組織のコンテンツと、クライアントのコンテンツも保存します。

選択したプロバイダのセキュリティを保証することに関しては、リスクを冒す必要はありません。 プラットフォームを選択する際には、クラウド プロバイダーが完全に監査され、情報セキュリティ基準を満たしていることを確認します。

データのプライバシーとデータ保護対策が実施されているベンダーを探します。 プロバイダーを選択する際に目を向ける必要があるその他のセキュリティ機能には、障害復旧、データのバックアップ、稼働時間を保証する完全冗長インフラストラクチャなどがあります。

また、シングルテナントホスティングとマルチテナントホスティングのどちらを希望するか、プロバイダがプラットフォーム上で独立した侵入テストを実行するかどうか、およびデータがどの管轄区域でホストされているかを選択できるかどうかを検討することもできます。

6.管理管理

ソフトウェアは、ユーザーとコンテンツの許可、機能やモジュールのオン/オフを切り離す機能など、プラットフォームのすべての側面を管理できることが重要です。

許可は、ビジネス ソフトウェアの内部セキュリティとプライバシーの鍵であり、ショートリストのベンダーによって標準として提供される必要があります。 機能管理は見落とされがちですが、最も重要な制御になる可能性があります。 管理インターフェイスは、ユーザーが組織の動作方法を使用できるように機能を調整する柔軟性を提供する必要があります。 また、プラットフォームを将来に備え、ビジネスに適応し、成長できるようにします。

7. API とデータの移行

将来のベンダーに、どのようなアプリケーション プログラミング インターフェイス (API) 関数を提供するのかを尋ねてください。 これにより、プラットフォーム内の追加の柔軟性が明らかになります。 社内外のコラボレーションの力を組織の既存のシステムに統合する機能は、豊富なメリットをもたらします。

相互運用性、便宜性、効率性、親しみやすさが含まれます。 すべては、一緒に働く新しい方法へのスムーズな移行に自分自身を貸します。

同様に、古いシステムからの情報に対応するソリューションは、よりスムーズな移行プロセスを実現します。 既存のシステムと互換性のあるプラットフォームを探してシームレスなデータ移行を可能にし、必要に応じて、データ移行を管理するベンダーを探します。

8.ベンダーを知る

あなたが従事している他のプロバイダ、サービス、または代理店と同様に、あなたは評判の良いビジネスを扱っていると確信したいと思うでしょう。 彼らが誰であるか、彼らがどのような経験を持っているのか、市場で彼らの評判がどのようなものか、そして彼らのクライアントが誰であるかを調査し、見つけます。

一部のクラウド コラボレーション プラットフォームは、特定の業界のニーズを念頭に置いて設計されています。 他の企業は、ほとんどの企業に適したより広い機能を持っている可能性があります。 法的および税業界を対象とするベンダーと非垂直固有のプラットフォームを調べ、まだ考慮していない可能性のある機能を把握してください。 法律および税業界のクライアントに対応するベンダーは、あなたのニーズをよりよく理解し、それらを満たすのを助けることができるので、あなたの最善の策です。

9.サポートとメンテナンス

クラウド ソフトウェアを選択する主な利点は、それを維持するために専用の社内 IT サポート チームを必要としない点です。 その結果、クラウド サービスの提供は、メンテナンスに関してはオンプレミスよりもはるかにコスト効率が高くなります。

完全に管理されたサービスを提供するベンダーを選択していることを確認します。 つまり、アプリケーションのインスタンスが保守され、アップグレードされます。 また、ベンダーがトレーニングと24時間365日のテクニカルサポートを提供していることを確認し、技術的な問題が発生した場合にいつでもお客様とユーザーに連絡できるようにします。

関連: ウェビナー: 法務業務のバランスをとる法と社内の成功事例

10. バーチャルコラボレーション

COVID-19の状況が進化するにつれて、あなたがジャグリングするための多くの競合する優先順位があります。 クライアントサービスから従業員の幸福まで、どこで手に入れるにも助けが必要です。 安全なクラウド コラボレーション ツールを使用すると、ビジネスの成功を継続できます。 これは、心配する必要が1つ少ないことを意味します。

組織の機能に固有のコラボレーションを支援する適切なツールを組み合わせて、今日に適したソリューションを選択することが重要です。 システムが使いやすく、人々が自分の仕事を成し遂げるのを心から助けるならば、彼らはそれを使い、それを愛し、それを使い続けるでしょう。

正常に戻ると、異なる場所のチームや従業員の移動に関して、チームは何らかの形の仮想コラボレーションを必要とします。 コラボレーション ツールは、ビジネスの長期的な生産性向上という利点を活用して、差し迫った課題に対する優れたソリューションと考えてください。

調整が必要な場合もありますが、適切なベンダーとトレーニングを使用すると、どこにいても、ほぼピークの生産性でチームを立ち上げて実行できます。

このガイドはもともとアンサーズ・オンで取り上げられ、完全な許可を得てここに再公開されています。

Leave a Reply

リーガルインサイトを購読

業界最新トレンド情報をアップデート