間接税ソフトウェアの導入コストをどのように正当化するのか

間接税ソリューションへの投資を正当化

社内調査を行った上で税務の包括的ソリューションを導入すれば、間接税担当部門にメリットがあることはわかっています。複数のソフトウェアを検討し、ビジネスケース(投資対効果の検討)の作成も着手しましたが、最も肝心な問題が残されています。どのように予算を確保するかという問題です。

何を検証すべきか把握すれば、自社の世界全体における売上・使用税、付加価値税(VAT)、物品・サービス税(GST)を管理する包括的な間接税ソフトウェアを購入する正当性を証明するだけにとどまらず、必要なコストを明らかにすることも可能になります。ここでは、時間と費用の節約という観点から、間接税ソリューションへの投資の正当性を考えます。

検証すべき点

1:正確な間接税率の把握

ほとんどの企業が何らかの形で間接税関連のモニタリングに費用を投じています。様々な地域の税率表を請求システムに組み込んでいるケースが大半でしょう。貴社のERPシステムをONESOURCE Determinationに統合することにより、コスト削減につながるだけでなく、税務部門による月次のモニタリング業務をリアルタイムのデータ管理に置き換えることができます。それにより正確な税率の把握と課税対象の見極めが可能になります。IT部門で毎月ファイルを読み込む必要がなくなるのです。

2:税務コンサルティング費用の削減

間接税に関するアドバイスを得るために、これまで支出したコンサルティング費用をチェックしてみて下さい。こうしたコンサルティングサービスをソフトウェアによるソリューションに切り替えることで、コンサルティングにかかるコストが大幅に削減されます。また税率と課税対象がリアルタイムで自動的に算出されます。コンサルティングサービスを利用しなければ、個々の納税シナリオごとに行っていた書類作成の必要もなくなります。

3:マニュアル業務に従事する人員の削減や見直し

これまで税務部門の内外で税務に従事してきた人員について考えてみましょう。税務ソリューションは担当スタッフの業務時間を大幅に削減することができます。さらに重要な点として、税務担当者がプランニングや分析といった業務より、戦略的な業務にシフトしていける時間を確保することができるようになるのです。このような業務内容の見直しはコスト削減につながり、ひいては、貴社の業績にも影響します。また、データに対する監督権限を強化するために、税額計算の業務を税務部門に戻すこともできるでしょう。

4:IT担当者への依存度の低減

自動アップデート機能やERPと直接連動するサーバーを備えたクラウドベースの税務ソリューションの導入により、IT担当者への依存度を減らすことができます。こうした柔軟性が生み出されることによって、IT担当者が手作業による納税ファイルの読み込みをサポートしたり、システムのメンテナンス作業に費やす時間を削減することができます。代わりに、ソフトウェアプロバイダー側のIT専門家から成る専任チームが24時間体制で貴社からの問い合わせに対応してくれます。貴社のIT部門にとっては歓迎すべき変革と言えるでしょう。どの程度の時間の節約が見込めるか貴社のIT担当パートナーに相談してみて下さい。

注意:ソリューションの実装に必要なIT担当者については検討する必要があります。

5:間接税の誤り、過払、罰金の削減

これまで税金関連の誤り、罰則、過払が原因で発生した罰金の総額(言うまでもなく、監査対応に費やした人件費も含めて)を計算してみて下さい。税務ソリューションを導入すれば、こうした罰金が大幅に削減されることがお分かりいただけるでしょう。貴社のERPシステムに統合することで、税務ソフトウェアは貴社の世界全体における売上税、VAT、GSTを一括管理するエンドツーエンドのグローバルソリューションを提供してくれます。ソリューションに投資することで、ハイコストなミスや無駄な時間を実質的に排除することが可能になります。しかしヒューマンエラーが起こる可能性はありますので、若干の予算は確保しておくことをお薦めします。

6:正確性を向上させる照合作業の統合

税務部門で照合作業を手作業で行っている場合は、税務ソリューションを活用して報告機能を統合したほうがよいことは間違いありません。特に複数のシステムがある場合、各ステップでエラーが起こる可能性があるため、統合することが重要となります。包括的な税務ソリューションにはERPによる照合機能があり、これによりERPシステムからデータを抽出し、そのデータを報告書に読み込んで書類上の差異を照合することができるようになります。したがって、データは常に完全かつ正確なものとなり、さらに、総勘定元帳に紐づけられます。この結果、照合作業が大幅に減り、正確性が向上することで費用と時間の節約につながります。照合プロセスに費やしている時間と税務ソリューションによる削減効果を検証してみて下さい。

7:買掛金の税務プロセス自動化

多くの税務部門では、買掛金管理部署が取引レベルで間接税の処理を行っており、使用税を正確に計上していないケースが少なくありません。ソリューションを活用して間接税のプロセスを自動化することにより、間接税の管理主体を税務部門に移せるだけではなく、過少納付や監査のリスクを軽減することができ、大幅なコスト削減につながります。

8:間接税のプロセス、システム、データの冗長性を減らすメリット

貴社の税務部門には、様々なプロセスやシステム、データが複雑に絡んでいませんか。貴社でお使いのERPシステムと最新の税務ソリューションをシームレスに統合することによって、取引のデータや特性を流し込めるようになり、このデータを用いることで、繰り返し可能、かつ、測定可能な形で、一貫した税額判断と税額計算を行うことができます。さらに、納税後の回収金額や見越金額も自動で総勘定元帳に反映されます。冗長性を軽減し、単一システムで業務を行うことにより、会社全体で時間とコストの大幅な削減効果が得られます。手作業の計算に費やす時間の削減に加えて、メンテナンスやITサポート関連の費用を節約できるはずです。

9:税務監査、罰則、評価、信用に関するリスクの低減

過去のコンプライアンス違反による税務費用について考えてみて下さい。税務ソリューションは間接税業務の「ライフサイクル」管理(調査・内容のメンテナンス、税額判断、監査対応の報告書作成、税務コンプライアンス業務を自動化)を行うことで、監査リスクの低減と関連コストの削減を実現することができます。監査対応に関わるのは税務部門だけではないという点を念頭に置いて下さい。ITチームと監査チームにおける負担削減効果も併せてご検討下さい。

10:間接税のコンプライアンス、データステージング、調整の向上

売上税と使用税のライフサイクル全体をカバーする単一のソフトウェアソリューションを導入することで、コンプライアンスを全体的に向上させつつ、データステージングと調整に費やす時間と費用を大幅に削減することができます。繰り返しになりますが、これまでの人件費を検証した上で、リアルタイムの計算と自動化プロセスによって削減できる時間を見積もってみて下さい。アドビ社では、全世界の間接税業務プロセスを移行して、大幅な時間の削減を実現することができました。同社では、これまで2週間かかっていた売上税の申告作業が、ONESOURCE Determinationの導入により、わずか30分にまで短縮されました。

11:納税申告および税務監査に対応するスピードと精度の向上

数百枚におよぶ承認待ちの納税申告書や、用意された膨大な税務報告書、電子ファイル、スペシャルレポートがある中で、税務ソリューションを導入することにより、納税申告を行い、税務監査によりスピーディーかつ正確に対応できるようになります。さらに、透明性の観点から詳細な監査報告書を毎月確認することができ、ウェブ上のポータルサイトからサーベンス・オクスリー法のコンプライアンス状況も見ることができるため、税務監査対応のための時間と費用が削減されます。企業によっては、間接税担当チームが監査対応に関わらないケースもありますので、必ず社内の監査チームにご相談の上、会社全体としてのコスト削減がどの程度になるかご判断ください。

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