規模を問わない企業法務部に必要な効率化へのマイルストーン

法務部門にとってオンライン業務は何ら新しいことではないかもしれません。新型コロナウイルス感染症のずっと前から、貴社ではリモートのファイル共有や共同作業が定着していたかもしれません。しかし貴社の法務部がどれほど進化していようと、また業務にあたる弁護士を何人そろえようと、プロセス改善への取り組みは常に必要であり続けるのです。

アクリタス社の調査によれば、アジア太平洋地域で活動する社内弁護士の61パーセントが、コロナ禍が始まったときに業務量の増加を経験しています。自社法務部の業務量が次に急増するのはいつなのか必ずしも予見できないとしても、それに向けての備えは可能です。

法務関連のサポート機能の多くは、複数のテクノロジーを切り替えて使うという面倒な作業を引き受けるプラットフォームソリューションです。たとえばHighQでは、テクノロジーをシームレスに統合するオープンAPIを提供しています。その他にも法務業務を行う上で多くのベネフィットがあります。

私たちはHighQを用いた4つのマイルストーンを編み出しました。HighQのプラットフォームを活用することで、貴社法務部はこのマイルストーンを今年中に達成可能となるでしょう。

契約業務全体のライフサイクルマネジメント

貴社の契約書管理は何の申し分ない状態にありますか。貴社の法務部門が契約関連のデータベースの全体を一元的に管理できる状況を思い浮かべてみてください。

法務部の業務負荷は、契約書ポートフォリオの管理、リスクマネジメントの実行、コンプライアンスの検討でいっぱいになっているかもしれません。そんな時こそ契約業務のプロセスをアップグレードするタイミングです。HighQを使うことで、企業内弁護士はこうした業務を自動化して一元管理し、生産性を向上させて作業時間を削減することができます。

こうしたことをマイルストーンとしてチェックしていけば、契約書の起案から交渉と正式契約に至るまで契約業務のライフサイクル全体を管理することができるようになります。HighQ上で管理される契約書のポートフォリオは細心の注意を持って扱われます。HighQのオープンAPI機能は、DocuSignとシームレスに統合されるからです。

この他にも、契約書テンプレートと契約条項のライブラリーを活用して契約書を作成することも可能です。そうすることで、レスポンスの改善、リスクマネジメント力の強化、さらにコンプライアンスの維持が可能になります。

あらゆる案件を徹底的に管理

多くの法務部門でリモートワークが今後もニューノーマルとして継続されるでしょう。その結果、テクノロジーのサポートなしには案件の管理がさらに難しくなる可能性があります。私たちが提供するクラウドベースのソリューションによって、社内弁護士の業務負荷や日常業務、支出金額などの情報にパーミッションに基づいたアクセスが可能になります。

このカスタマイズ可能なプラットフォームがリーガルチーム内で機能し始めると、日常の業務が簡素化されます。たとえば、様々な業務案件に目が届くことで業務の全体像が把握できるようになり、把握した内容をビジネスの現場に報告するという流れが生まれます。

HighQは法務案件に関するデータや判断基準の分析にも活用可能であり、法務部門が事業戦略と密接に連携して活動することを可能にします。このプラットフォームは、法務案件のワークフローを効率化し、法務上のKPI(主要評価指標)の達成状況をモニターし、弁護士とのコラボレーションを最適化します。このようにして、貴社の法務部門の業務効率を最大化する可能性が大幅に高まるのです。

リーガルインテイクへの迅速なアプローチ

法務部の価値を示すことが、企業の法務担当役員および法務部長にとっての関心事となっています。HighQのリーガルインテイク機能が、リーガルサービスのマネジメントを迅速にサポートします。目的に沿ったプラットフォームを構築することにより、法務部のレスポンス率とレスポンス時間の改善というベネフィットが生まれます。

貴社の法務部門は日常業務、契約獲得、書類作成に忙殺されていませんか。そうした状況はクラウド活用によって改善可能です。HighQは記録内容を漏れなく追跡し、法的に求められている監査を実行します。さらにデータのキューに起因する潜在リスクに注意を喚起します。

リーガルチェックリストへのアクセスやその他のガイダンスなど、様々なセルフサービスツールを提供することで貴社のリーガルチームの潜在的可能性を開花させましょう。そうすることで貴社の法務部門は業務上優位な立場に立ち、さらに社内で信頼を得ることにつながります。

社内および社外における協業

業務地域によっては、当面は対面でのコミュニケーションができないかもしれません。その場合、企業内弁護士とベンダーとの協業が困難になる可能性があります。いずれにせよ、多くの企業の法務部門が日常業務をこなすためにオンラインでの共同作業によって書類を作成する必要に迫られています。

HighQを活用することで、法務部ではEメールでのやり取りをやめて、コミュニケーションとファイル作成の共同作業をHighQのプラットフォーム上で行うことができます。チームメンバー間で時間帯が異なる場合や、業務のルーティンや使用機器が異なる場合でも、チームはオンライン上で書類の共有、閲覧および編集を安全に行うことができます。また、HighQを通じて法律事務所のアドバイザーとの協業も可能です。

HighQを活用すれば、日々の業務に必要な情報収集のための時間と労力の削減につながります。HighQは、業務に使う書類をすべて1カ所に保存します。こうしたプロセス改善によって、以前よりも迅速に点と点を結びつけて全体像を構築することが可能になり、部門全体の生産性向上に寄与します。

貴社法務部の成功へのポテンシャルを解き放ちましょう

最先端のリーガルテクノロジーを取り入れることで、法務部門は今まで以上の効率を達成することができます。ユーザーフレンドリーかつモバイル業務に適したこのテクノロジーは、法務関連業務のフレキシビリティを高め、セキュリティの高い業務環境を提供します。とりわけ、HighQの活用によって法務部門がビジネスを包括的に把握できることで、組織全体に対して経費削減効果を示すことができます。

以上に述べた5つのマイルストーンを念頭に置いて、新しい仕組みづくりにトライしてみませんか。HighQのプラットフォームソリューションを活用したリモート業務環境の改善に取り組むには、今すぐトムソン・ロイターまでお問い合わせください。

Thomson Reuters, a worldwide trusted provider of answers, helps professionals make confident decisions, run better businesses and gain competitive advantage in complex arenas – law, tax, compliance, government and media.

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