テレワークでもチームと繋がり続ける

多くの法律事務所、会計事務所、企業の法務および税務チームが従業員にテレワークを推奨しています。チームをつなぎ、業務を進めていくという課題に直面しています。

効率的に仕事をするためには、人と人がつながる必要がありますが、会社全体がバーチャルで仕事をしている場合には、電子メールでは対応できません。

大規模で機密性の高い文書を瞬時に共有する必要があります。また、同僚とオープンにコミュニケーションを取る必要があります。外部関係者とシームレスかつ安全に仕事をする必要があります。また、プロジェクトを複雑にせずに追跡するためのツールも必要です。

クラウドベースのツールは、効率的で安全なリモートコラボレーションとコミュニケーションを可能にします。この技術により、世界中にいる同僚が同じ環境で一緒に仕事をすることが可能になります。世界中のどこにいても、物理的な場所にとらわれずに、クラウドコラボレーションプラットフォームを介して、同じドキュメントで作業したり、ファイルを共有したり、お互いにコミュニケーションをとることができます。

クラウドで作業することで、社内外の関係者がセキュリティや互換性、過度な管理の心配をすることなく共同作業を行うことができます。法務・税務チームは、クラウドコラボレーションプラットフォームを介して、クライアント、サプライヤー、ビジネスパートナーと、オフィスや対面でのミーティングと同様に簡単にコミュニケーションを取ることができるのです。

1つのシステムで内部と外部の両方のコラボレーションを行うと、ファイル、ドキュメント、および通信がシステム間で電子メールで送信、複製、または転送されないため、作業が簡素化されます。 外部ユーザーは、組織の一部であるかのように参加できます(アクセス許可の対象)-両方の当事者にとってプロセスを安全かつ効率的にします。

多くのリーダーは、チームがリモートで作業することによる生産性の低下を恐れています。 クラウドコラボレーションにより、チームには信頼性の高いプラットフォームがあり、拡張性があり、短期的および長期的なニーズに対応できるという安心感が得られます。

クラウドコラボレーションが適切かどうかを判断するのに役立つように、このガイドを作成しました。 また、ソリューションを選択し、ビジネスの運営を維持するために必要なものを正確に取得するのに役立ついくつかの詳細な考慮事項も提供します。

戦略的な質問

まずベンダーにいくつかの戦略的な質問をしてみましょう。

  • システムはどのくらいの期間で導入でき、従業員はどのくらいの期間で導入できるのか
  • このシステムは主要なビジネス目標と一致しているか
  • システムが全体に浸透するまでのプロセスはどのようなものか
  • システムは従業員にどのような影響があるのか
  • 経営陣はこのシステムを取り入れた新しい働き方を理解しているか

最も差し迫ったニーズはビジネスの継続かもしれませんが、長期的な目標とシステム導入がそれを使用する人々に与える影響を考慮することが重要です。 現在の状況を理解しているベンダーを選択してください。 チームがすぐに使い始めることができるソリューションが魅力的ではありますが、それが会社の将来の目標を犠牲にするべきではありません。

クラウド コラボレーション ベンダーの選択に役立つ 10 の考慮事項

これらの質問を検討したら、次のステップは、どのプラットフォームが最適かを判断することです。 コラボレーション ツールの市場から選択するのに役立つ考慮事項のリストをまとめました。

機能と機能

特定のユースケースに対応した様々なコラボレーションツールがあります。主なものは、安全なファイル共有、エンタープライズ・ソーシャル・ネットワーキング、外部コラボレーション、プロジェクト管理です。これらのユースケースに対応したプラットフォームやツールがあります。自社が今必要としている機能を決定し、ニーズに応じてアプリケーション(またはアプリケーションの組み合わせ)を選択してください。

これらのソリューションの多くはモジュール化されているため、今必要な機能だけを使用し、時間の経過とともに機能を拡張することができます。その場しのぎのソリューションではなく、これらのユースケースに対応した統合ソリューションは、組織内での新しい働き方を可能にするために戦略的に重要であるとCIOは考え始めています。

別々のベンダーによって作られたスタンドアロンのツールは、コア機能を中心に統合され始めており、これらのユースケースを統合してビジネスとユーザーの要求に応えようとしています。真のコラボレーションを実現するためのすべてのツールを1つのプラットフォームに統合したソリューションを検討することで、投資対効果を最大限に高めることができます。

全体的でシームレスで使いやすいシステムをユーザーに提供し、仕事の効率化、コストの削減、管理負担の軽減を実現する統合プラットフォームを探してみましょう。

ソーシャルビルトイン

SNSは人々のコミュニケーションやコラボレーションの方法を根本的に変えました。ビジネスユーザーからのソーシャルメディアへのニーズと期待を無視することはできません。Facebook、LinkedIn、Twitterなどの消費者向けソーシャルツールが仕事以外のコミュニケーション方法にも影響を与えています。

真のコラボレーションプラットフォームには、ファイル共有機能だけでなくブログ、Wiki、ブログ、タスク、イベントなどの他のコラボレーションツールも必要です。1つの安全なソーシャルプラットフォームに深く浸透し、統合されていなければなりません。ソーシャルの利用はもう後回しにすることはできません。

Deloitte DigitalのPete Williams氏が言うように、「もしあなたがITやナレッジマネジメントでやっていることにソーシャルが含まれていないのであれば、それを中止し、やり直せばいいのです。それと同じくらい単純なことです」と述べています。コラボレーションプラットフォームは長期的な投資で、組織内の人々の知識を活用するための鍵となります。ソーシャルツールは情報のサイロ構造を破壊し、人々が知識を共有し、物理的な距離を越えても専門的な関係を構築するサポートとなるでしょう。

ユーザー エクスペリエンス

コラボレーションツールは、とにかく使いやすくなければなりません。それがチームが仕事を確実に進めるための唯一の方法です。候補に挙がったベンダーが、ユーザーエクスペリエンスに真剣に取り組んでいることを確認しましょう。結局のところ、従業員は使いやすいソフトウェアでなければ使用しません。

また、ソリューションがどのような画面サイズにも対応できるように設計されているかどうかも考慮してください。ノートパソコンやデスクトップと同じように、モバイルデバイスやタブレットからも簡単にアクセスできるように設計されているかを確認してください。また、ユーザーインターフェースがシンプルで、トレーニングが最低限のもので済むようにします。

モビリティ

過去10年間で、私たちの生活は、整理整頓や人との交流をサポートするツールによって増強されてきました。これらのツールは、情報を瞬時に交換し、リアルタイムで誰とでもつながることができるようにすることで、これを実現しました。ビジネスユーザーは、どこにいても、どんなデバイスを使っていても、自分の情報にアクセスし、つながりを維持できることを期待しているため、これらのツールは企業でも不可欠なものとなっています。

2018年の調査によると、全世界でスマートフォンユーザーは25億3000万人で、オンライントラフィックの52.2%が携帯電話を経由していました。BYOD(自分のデバイスを持ち込むこと)の受け入れが劇的に増加しており、多くの企業では新たなセキュリティ対策が求められています。

選択したツールがすべてのモバイル・デバイスで動作し、どのメーカーやオペレーティング・システムにも縛られないことが重要です。

セキュリティ

どのようなクラウドプラットフォームでも、組織のコンテンツはもちろん、潜在的には顧客のコンテンツも保存されます。選択したプロバイダーのセキュリティは確実に保証されなければなりません。プラットフォームを選択する際には、クラウド・プロバイダーが情報セキュリティ基準を満たすために十分な監査を受け、認定を受けていることを確認しましょう。

ISO27001認証を取得しているベンダーを探すと、データを保護するためのコントロールとプロセスが実施されていることが保証されます。ベンダーはデータセンターだけでなく、ベンダー自身もデータにアクセスすることになるため、ベンダー自身が認定を受けている必要があります。

プロバイダーを選択する際に注目すべきその他のセキュリティ機能としては、ディザスタリカバリ、データバックアップ、稼働時間を保証するための完全冗長化されたインフラストラクチャなどがあります。

また、シングルホスティングかマルチテナンシーホスティングか、プロバイダがプラットフォーム上で独立した侵入テストを実施しているかどうか、データがホストされている地域を選択できるかどうかなども考慮するとよいでしょう。

管理コントロール

ソフトウェアが、ユーザーやコンテンツのパーミッション、機能やモジュールをオフにしたりオンにしたりする機能など、プラットフォームのあらゆる側面を管理できることが重要です。

権限付与は、ビジネスソフトウェアの内部セキュリティとプライバシーの鍵であり、候補に挙がっているベンダーでは標準で提供されているはずです。機能の管理は見落とされがちですが、最も重要なコントロールとなります。管理インターフェイスは、ユーザーが組織の働き方に合わせて機能を調整できる柔軟性を与えなければなりません。また、プラットフォームを将来的にも保護し、ビジネスに合わせて適応し、成長できるようにする必要があります。

API とデータの移行

ベンダー候補にどのような種類のアプリケーション・プログラミング・インターフェース(API)機能を提供しているかを尋ねてみましょう。プラットフォーム内での追加の柔軟性が明らかになります。社内外のコラボレーションの力を組織の既存のシステムに統合する能力は、豊富な利点を提供します。

これらには、相互運用性、利便性、効率性、親しみやすさなどがあります。これらはすべて、新しい共同作業の方法へのスムーズな移行を可能にします。

同様に、古いシステムからの情報に対応したソリューションは、移行プロセスをよりスムーズにします。シームレスなデータ移行を可能にするために、既存のシステムと互換性のあるプラットフォームを探し、必要であれば、データ移行を管理してくれるベンダーを探しましょう。

ベンダーを知る

ベンダー候補がどのような企業なのか、どのような経験を持っているのか、市場での評判はどのようなものなのか、顧客は誰なのかをリサーチして調べてみましょう。

いくつかのクラウドコラボレーションプラットフォームは、特定の業界のニーズに合わせて設計されています。その他にも、ほとんどのビジネスに適した幅広い機能を備えているものもあります。法律・税務業界だけでなく、特定の業種に特化していないプラットフォームをターゲットにしているベンダーを調べて、まだ検討したことがないような機能を必要としているのかを把握しましょう。顧客のニーズをよりよく理解し、法律や税務業界のクライアントのためのサポートができるベンダーは、あなたの最善の策です。

サポートとメンテナンス

クラウド・ソフトウェアを選択する大きなメリットは、メンテナンスのために社内に専任のITサポートチームを置く必要がないことです。その結果、クラウドサービスの提供は、メンテナンスに関してはオンプレミスよりもはるかに費用対効果が高くなります。

フルマネージドサービスを提供しているベンダーを選択するようにしましょう。これは、ベンダーがアプリケーションのインスタンスのメンテナンスやアップグレードを代行してくれることです。テクニカルな問題が発生した場合にいつでも連絡できるように、ベンダーがトレーニングや24時間365日のテクニカルサポートを提供しているかどうかを確認しましょう。

仮想コラボレーションの受け入れ

新型コロナウイルスの状況が変化するにつれ、対応しなければならない優先事項が発生します。顧客サービスから従業員の福利厚生に至るまで、対応が必要となっています。セキュアなクラウド・コラボレーション・ツールを利用することで、ビジネスを継続させることができます。

組織の働き方に特化したコラボレーションを支援するツールを適切に組み合わせて、適切なソリューションを選択することが重要です。システムが使いやすく、真摯に仕事を進めてくれるものであれば、そのシステムを愛用し、愛着を持って使い続けるでしょう。

事態が正常に戻っても、異なる場所にいるチームや出張中の従業員のために、チームには何らかの形でのバーチャルコラボレーションが必要です。コラボレーションツールは、差し迫った課題に対する優れたソリューションであり、ビジネスの長期的な生産性を向上させるというメリットがあります。

多少の調整が必要になるかもしれませんが、適切なベンダーとトレーニングを受ければ、チームがどこにいようとも、高い生産性を発揮できるようになるでしょう。

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